.Les données jouent un rôle crucial dans le fonctionnement d’une entreprise, car elles servent de fondement aux décisions stratégiques. Cependant, la saisie de données est une tâche complexe et chronophage. Dans ce contexte, l’externalisation se présente comme une solution de premier choix.
Un service éprouvé et fiable
En France, les entreprises sont tenues par la loi de conserver certains documents et données liés à leurs activités, pouvant servir de preuve en cas de litiges. Cependant, au fil du temps, ces documents peuvent devenir illisibles ou se perdre. Pour éviter cette situation, il est recommandé de les saisir et de les conserver sous forme électronique.
Toutefois, la saisie de documents est une tâche qui peut monopoliser du temps et détourner l’attention des autres activités. Elle peut même nécessiter la mobilisation de plusieurs employés ou l’embauche de personnel supplémentaire, surtout lorsqu’il y a des vérifications urgentes à effectuer. Cela alourdit la charge de travail de l’entreprise et affecte sa performance. Face à cela, l’externalisation, qui consiste à confier cette tâche à un prestataire spécialisé, apparaît comme la solution idéale.
Un bénéfice financier évident
Outre l’amélioration de l’organisation, cette pratique permet de bénéficier d’une qualité de travail excellente, grâce aux outils technologiques et à l’expertise dont disposent les agences de sous-traitance spécialisées.
Faire appel à une entreprise d’externalisation offre également un intérêt économique indéniable. En effet, ces entreprises sont souvent implantées dans des pays où le coût de la main-d’œuvre est plus bas, ce qui se reflète dans les tarifs proposés. De plus, les contrats peuvent être adaptés en fonction des besoins spécifiques et des possibilités financières de l’entreprise cliente.
Un travail conforme à des spécifications précises
Dès la réception des documents papier jusqu’à la livraison des données numérisées au client, une agence d’externalisation suit un cahier des charges détaillé pour exécuter les commandes. Par exemple, pour les documents manuscrits, une double saisie est souvent réalisée, suivie d’un contrôle par échantillonnage pour vérifier l’exactitude de la saisie initiale. Si des erreurs sont détectées, la saisie est corrigée. Pour les documents dactylographiés, des tests de reconnaissance optique de caractères ou de reconnaissance automatique de documents sont effectués. Des contrôles supplémentaires sont également effectués après le traitement.
Un prestataire de saisie de données prend en charge différents formats tels que les coupons, les chèques, les résultats de sondages et d’enquêtes, les factures, etc. Chaque prestation est personnalisée, et la confidentialité des informations est garantie grâce au stockage sécurisé sur des serveurs de sauvegarde dédiés. Les clients ont également accès à un portail de suivi pour contrôler l’avancement de leurs commandes, et toutes les activités sont enregistrées.
Lors du choix d’une agence d’externalisation, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Il est recommandé de favoriser la concurrence afin de maximiser les économies réalisées, tout en veillant à ne pas compromettre la qualité, même lorsqu’il s’agit d’externaliser des tâches à faible valeur ajoutée.
Il est également conseillé d’exiger une phase de test afin d’évaluer l’expertise métier du partenaire en externalisation. La durée de cette période peut varier d’une semaine à plusieurs mois, en fonction de l’ampleur du projet. La transparence est également essentielle dans une telle collaboration, et le processus de travail du prestataire doit être compatible avec celui du client. Il est donc recommandé d’imposer une méthodologie de travail qui sera bénéfique pour les deux parties. Enfin, un décalage horaire minime est également crucial pour une externalisation réussie.
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